La liste des charges récupérables par le propriétaire est fixée limitativement par décret (n°87-713 du 26 août 1987). Sont concernées :

les dépenses des employés d’immeubles et gardiens ;
les dépenses d'entretien courant et petites réparations sur les équipements d'usage commun ou installations individuelles du logement ;
les impositions et redevances (taxe d'enlèvement des ordures ménagères et taxe de balayage).

Les charges locatives non listées par le décret ne sont pas récupérables.
Modalités de la régularisation annuelle

Lorsque le locataire s’acquitte de provisions, le propriétaire doit, au moins une fois par an, les régulariser par rapport aux dépenses réellement acquittées et récupérables.

Un mois avant cette régularisation, il communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que -dans les immeubles collectifs- le mode de répartition entre les locataires.

Il tient à sa disposition les pièces justificatives durant six mois à compter de l'envoi de ce décompte.

Le locataire peut également demander à ce qu'un récapitulatif des charges locatives lui soit envoyé par voie dématérialisée ou par voie postale.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses engagées par le propriétaire, ce dernier devra rembourser le trop-perçu.
Si les provisions sont inférieures aux charges locatives réellement financées par le propriétaire, ce dernier peut demander au locataire de payer la différence, et ajuster le montant des charges mensuelles ou trimestrielles payées par le locataire pour l’année suivante.

Régularisation "tardive" des charges locatives

Trois points à retenir :

si le bailleur procède à la régularisation des charges locatives plus d’1 an après leur exigibilité, le locataire peut demander un étalement du paiement d’arriérés de charges sur 12 mois ;
au-delà d'un délai de 3 ans, le bailleur ne peut plus demander le paiement des charges impayées ;
dans les immeubles en copropriété, si le locataire part avant que la régularisation annuelle des charges ait pu avoir lieu, le propriétaire bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté des comptes de l’immeuble.
Il devra, le cas échéant, lui rendre la différence entre le montant retenu, et les sommes effectivement payées