Face à une hausse de l’absentéisme aux assemblées générales de copropriété, la loi ELAN du 23 novembre 2018 revoit la participation aux assemblées générales et les modalités de vote.
La FNAIM fait le point sur ces changements.Des mesures entrées en vigueur avec la publication du décret du 27 juin 2019 qui précise les conditions d’application.Le décret du 27 juin 2019 vient ainsi préciser les modalités de ces changements.
Vote électronique aux assemblées générales

Les copropriétaires pourront désormais participer aux assemblées générales de copropriété par :

présence physique
visioconférence
audioconférence
par tout autre moyen de communication électronique

Le vote par correspondance sera également possible : les copropriétaires pourront voter par formulaire avant la tenue de l’assemblée générale.

Attention : les formulaires dont le vote ne sera pas clairement exprimé, ou exprimant une abstention, seront considérés comme des votes défavorables.
Modalités d’application

Il revient à l’assemblée générale de décider des moyens et supports techniques que pourront utiliser les copropriétaires afin de participer aux assemblées à distance. Pour ce faire, des devis pourront être initiés par le syndic ou le conseil syndical afin d’acter les supports retenus, dont les coûts seront à la charge du syndicat des copropriétaires.

Les supports choisis devront permettre :

la transmission des votes des copropriétaires non présents physiquement
la retransmission continue et simultanée de l’assemblée générale afin qu’ils puissent suivre les différentes délibérations

L’assemblée générale doit également veiller, lors du choix des supports, qu’il sera possible de vérifier la bonne identité de chaque participant à distance.

Par la suite, lorsqu’un copropriétaire souhaitera participer par voie dématérialisée à l’assemblée générale, il devra en informer le syndic de copropriété au plus tard trois jours avant l’assemblée.

L’émargement de la feuille de présence n’est par conséquent pas requis pour les participants à distance, mais celle-ci doit notifier si le copropriétaire participe par voie dématérialisée.
La feuille de présence doit être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’assemblée générale.

Si lors de leur participation à distance, des copropriétaires n’ont pas pu transmettre leurs votes en raison d’incidents techniques, ils doivent être mentionnés dans le procès-verbal sur un registre spécialement ouvert à cet effet.
Modalités de remise des mandats de vote
Mandats de vote : quelques rappels

Lorsqu’un copropriétaire ne peut être présent à l’assemblée générale, il peut se faire représenter par une autre personne.

Pour cela, deux options possibles :

Désigner un mandataire

Le copropriétaire absent peut choisir la personne de son choix pour le représenter : un autre copropriétaire qui sera présent à l’AG ou une personne extérieure à la copropriété.
Dans les deux cas, il devra indiquer le nom de la personne sur le mandat se trouvant avec la convocation à l’assemblée générale, le signer, et le remettre au mandataire qui pourra ainsi le présenter en début d’assemblée.

Donner un pouvoir en blanc

Il est également possible de se faire représenter sans désigner quelqu’un, on appelle cela un « mandat en blanc ». Il est d’autant plus conseillé, dans ce cas, de préciser dans le mandat les consignes de vote.
Ce qui change avec la loi ELAN

Le cumul des pouvoirs

Le mandataire n’est plus restreint au cumul de trois pouvoirs, il peut en recevoir davantage dans la mesure où il n’excède pas 10 % des voix du syndicat en cumulant ses propres voix et les voix reçues.
Par ailleurs, la loi ELAN permet aux époux copropriétaires de recevoir chacun des mandats de vote.

La délégation du mandat

Le mandataire désigné peut si nécessaire déléguer le mandat reçu à une autre personne si cela n’est pas interdit par le mandat.

La remise des mandats par le syndic

Le syndic ne peut représenter un mandat en blanc ni le distribuer lui-même à un mandataire de son choix.

La liste des personnes ne pouvant recevoir de mandat ni présider l’AG

- Le syndic et son conjoint*
- Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint*
- Les préposés du syndic et leur conjoint*
- Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint*

* ou concubin ou partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité